Preservación digital

El conocimiento, en una forma muy parecida a como lo entendemos hoy en día, se remonta a los antiguos filósofos griegos. De alguna manera podemos ver el conocimiento total como acumulativo. El conocimiento total de un sistema cerrado en el momento t es igual al conocimiento en el momento t – 1 más el nuevo conocimiento adquirido. Sin embargo, para que esto sea cierto el conocimiento existente en el momento t – 1 tiene que ser preservado hasta el momento t. ¿Esto como se produce? De maneras muy variadas:

  • A través de las personas (la sabiduría se transmite de generación en generación).
  • A través de libros, cartas, tesis doctorales, publicaciones.
  • A través de instrumentos y herramientas fabricados.
  • A través de sistemas informáticos.

Las nuevas tecnologías ofrecen (e irán ofreciendo con el tiempo) potentes herramientas al servicio de la Gestión del Conocimiento. Estas herramientas se engloban en lo que denominamos Sistemas de Gestión del Conocimiento. Durante su concepción y desarrollo es muy importante mantener visión estratégica que nos garantice el éxito del proyecto a lo largo del tiempo, entendiendo éste como uno de los principales objetivos.

Importancia de una visión estratégica

Sócrates no puso por escrito sus ideas y pensamientos. Éstos no hubieran llegado a nuestros días si no fuera porque sus discípulos, entre ellos Platón, se hubieran encargaron de ello. Pues bien, pensemos ahora que la calidad del soporte hubiera sido tan malo que los textos no hubieran hasta la siguiente generación ni hubieran sido copiados. Igualmente no habrían llegado las ideas de Sócrates hasta nuestros días.

Las nuevas tecnologías nos ofrecen nuevas y poderosas herramientas para gestionar y transferir el conocimiento. Sin embargo, también añaden una nueva problemática que hemos de resolver, o todos estos avances serán en vano: La preservación en el tiempo del conocimiento. Veamos dos ejemplos ilustrativos:

  1. Desde que tenemos cámaras digitales, en vez de cámaras con película de plata, guardamos orgullosos todas nuestras fotos en CD-R. Al cabo de unos pocos años (puede que no llegue ni a 10) observamos que nuestro CD se ha estropeado y ya no es legible, sin embargo las fotos en papel fotográfico de nuestros abuelos se mantienen prácticamente intactas.
  2. Hace unos años, cuando estudiábamos en la facultad, creamos una base de datos con las películas de nuestros actores favoritos. Para ello usamos un programa gestor de bases de datos para el que la universidad nos proporcionó una licencia gratuita para estudiantes. Hoy, solo 10 años más tarde, no podemos usar la licencia ni encontramos ese antiguo gestor de base de datos.

Veamos cuales son los enemigos de la preservación en Sistemas de Gestión del Conocimiento:

  • Aspectos económicos, comerciales y laborales como la perdida de alianzas comerciales o la quiebra de la empresa de software que mantiene el sistema o partes de él.
  • El constante cambio en las necesidades que presenta la gestión el conocimiento.
  • Pérdida de información por deterioro físico de los medios de almacenamiento.
  • Problemas económicos, de liderazgo o de intereses en la propia organización que mantiene el sistema.
  • Catástrofes naturales o sociales. Ya ha sucedido en el pasado, como por ejemplo en la Edad Media, que de manera bastante generalizada la humanidad perdiera interés por ciertas inquietudes humanas. Nada nos indica que esto no pueda volver a ocurrir en el futuro. ¿Sobreviviría el conocimiento almacenado en nuestros Sistemas de Gestión del Conocimiento?
  • Evolución en el mundo de las nuevas tecnologías. Paradójicamente esto debería ser una ventaja, pero se puede convertir en un handicap si el sistema no es lo suficientemente escalable.

Aspectos para una visión estratégica

Podemos tener en cuenta distintos aspectos para favorecer aspectos estratégicos a medio – largo plazo en el diseño de un Sistema de Gestión del Conocimiento. En general podrían aplicar a cualquier software, pero son especialmente importante en la gestión del conocimiento por su naturaleza.

  • Uso de software libre. Un simple encarecimiento de la licencia, dificultades económicas de nuestra organización, cambios en alianzas empresariales o la quiebra de la empresa suministradora nos puede llevar a perder la posibilidad de llevar a cabo una actualización que es necesaria para mantener el sistema en funcionamiento.
  • Uso de código abierto. El hecho de no poder modificar o adaptar el software (o parte de él) a la flexibilidad que requiere la gestión del conocimiento puede llegar a ser un handicap importante.
  • Reducir la complejidad en el almacenamiento. Algunos motivos:
    • Facilita la migración de los datos a sistemas más modernos. No olvidemos que el conocimiento debería de sobrevivir al cambio del Sistema de Gestión del Conocimiento, si se produjera.
    • Facilita la exportación a otros sistemas. Los Sistemas de Gestión del Conocimiento deberían facilitar la comunicación y el intercambio de información hacia / desde otros sistemas.
    • Facilita las copias de seguridad, las restauraciones de datos y la recuperación de información.
    • Facilita el trabajo de analistas y programadores distintos a quienes crearon el sistema.
  • Mantener un sistema en el que la escalabilidad esté entre los principales objetivos.

Un ejemplo concreto de estratégia podría ser:

  1. Uso de un repositorio de objetos digitales como respaldo de nuestro sistema de gestión del conocimiento.
  2. Uso de software de código libre que no esté sujeto a licencias privativas.
  3. Uso de XML para almacenamiento de las estructuras de información y de los datos. El XML es uno de los mejores equilibrios entre la legibilidad simultánea por parte de máquinas y de humanos. Si en un futuro disponemos únicamente de los datos del sistema (el contenido del repositorio digital), un equipo de analistas y programadores podría reconstruir sin mucho problema la información almacenada, sus relaciones y su interpretación.
  4. Uso de metadatos descriptivos y estructurales. Es muy importante disponer de una herramienta para describir aquello que estamos almacenando, facilitando su localización, identificación y tratamiento con el paso del tiempo.
  5. Uso de sumas de verificación como comprobación de la integridad de la información digital guardada con el paso del tiempo.
  6. Uso de sistemas automáticos de copia de seguridad que, en combinación con las sumas de verificación, nos permitan garantizar la integridad de la información almacenada en el sistema.
  7. Sistema efectivo de control de acceso para evitar modificaciones o eliminaciones no autorizadas o accidentales.
Es importante tener en cuenta todos estos aspectos antes de dar inicio al proyecto, puesto que condicionan los cimientos del mismo.

 

Compartir este artículo